Cuando un despacho profesional o una empresa decide inciar el proyecto de creación de su website corporativo, el punto crítico para la compañía será, sin duda, decidir qué información incluir en su futura web.

El diseño gráfico y la programación corren a cargo del proveedor de servicios de internet que se haya elegido. Pero es la empresa quien deberá definir y elaborar los contenidos del website para satisfacer las inquietudes y necesidades de sus usuarios y clientes de forma eficaz.

La empresa es quien conoce los objetivos de su negocio, el perfil de sus clientes, la imagen que quiere transmitir en Internet y por tanto será quien deba suministrar al proveedor de servicios los elementos básicos (textos, imágenes, etc.) como base sólida para que este pueda desarrollar su trabajo.

Pero la definición y, sobre todo, la elaboración de los contenidos de la web constituye una ardua tarea para los responsables de la compañía, en general poco habituados al estilo, lenguaje o formato de presentación de la información en el entorno web.

Las empresas suelen disponer de material gráfico y, sobre todo, textual en forma de folletos, dossieres de prensa, catálogos, etc. Normalmente se cae en el error de intentar reproducir estos contenidos en la página web. No se suele tener en cuenta que el soporte de difusión, aunque se trate de los mismos contenidos, no es el mismo y, por tanto, el material requiere otro tratamiento. Debe tenerse en cuenta que los textos se leerán en la pantalla de un ordenador, que el lector no dispondrá del tiempo y la comodidad necesarios para recrearse en la lectura. Tampoco hay que olvidar que se está consumiendo conexión telefónica y que el usuario está impaciente por acceder a los contenidos que le interesan. En todo momento, hay que dejarse asesorar por la empresa desarrolladora de la página web. No hay que dudar en consultarles sobre la longitud de los textos o sobre el tono de los contenidos.

Definir y redactar los contenidos iniciales es sólo la mitad de la batalla. ¿Qué ocurre cuando estos contenidos ya están publicados en la Red? Una vez elaborados, el problema será cómo hacer que estos contenidos sean novedosos y actuales, que resulten atractivos para nuestros usuarios y que les hagan entrar con frecuencia en la página. En definitiva, cómo atraer con la información del website para fidelizar. No sólo hay que conseguir que los "navegantes" entren en el site sino que se conviertan en visitantes asiduos.

Si se incluye una agenda de actividades relacionadas con la compañía, debe mantenerse actualizado al día con todos los actos. Si existe una sección de noticias, ésta deberá renovarse con nuevas informaciones. Tablones de anuncios, ofertas de empleo, novedades, nuevos servicios... todo el site tiene vida y debe mantenerse al día. La capacidad de actualización y renovación de los contenidos de una página web viene determinado por el modelo de página y de contenidos. En este sentido, se pueden definir dos tipos de website: websites estáticos y websites dinámicos

Un website estático está basado en el lenguaje HTML. En un website estático, cualquier modificación o actualización de la información ofertada requiere una nueva programación de los documentos originales. Si la página web que está planificando nuestra empresa es relativamente pequeña y presenta unos contenidos de tipo perenne, es decir, que no va a sufrir variaciones a corto medio plazo, la web estática es la opción a contemplar. Si optamos por ella, sin embargo, debemos ser conscientes de que nuestra web será un escaparate estático de nuestra empresa, sin ningún tipo de información de valor añadido que impulse al usuario a repetir la visita.

Por el contrario, un website dinámico es aquel cuyos contenidos son gestionados por una base de datos. La existencia de la base de datos permite automatizar y simplificar las tareas de mantenimiento de la información. Actualizar los contenidos en este tipo de website se reduce a modificar la información almacenada en la base de datos. El desarrollo de estas páginas es más complejo que el de las páginas estáticas y requiere de la utilización de otros lenguajes de programación a parte del HTML. Si nuestro objetivo es crear una web versátil, con contenidos actualizables periódicamente (novedades sobre la empresa, actividades, noticias, etc.) y de valor añadido para nuestros usuarios, un website dinámico es la mejor opción.

Si se opta por la creación de un website dinámico, una vez publicado online, nuestro principal objetivo será aprovechar la plataforma creada y establecer un sistema de renovación de contenidos que nos garantice las visitas de nuestros clientes-usuarios con la máxima asiduidad. Pero la empresa debe asumir que mantener la web actualizada supone una importante inversión de tiempo y recursos. ¿Cómo implementar una estrategia efectiva de mantenimiento para que sea rentable? Lo primero que hay que definir es la periodicidad con la que queremos que nuestros contenidos sean renovados. Si nuestra web dispone de un espacio de noticias de actualidad por ejemplo, probablemente la frecuencia de actualización deberá ser corta (diaria o semanal). Si por el contrario ofrecemos una selección de links por ejemplo, podremos conformarnos con una actualización de tipo mensual o incluso trimestral.

La siguiente decisión es establecer quienes serán los responsables de crear y actualizar los contenidos en la base de datos. Para ello la empresa dispone de 2 opciones.

Asumir la tarea internamente: Significa crear un equipo dentro del organigrama de la empresa que se encargue de todas las tareas de elaboración y mantenimiento de contenidos. Si la página web dispone de una plataforma amigable de administración, estos responsables no tienen porque tener conocimientos técnicos específicos, pero deberán invertir sus esfuerzos en compilar la información, adaptarla para su publicación online y finalmente introducir los datos.

Externalizar el mantenimiento: Existen empresas de provisión de contenidos online que asumen las funciones de administración del website. A partir de los contenidos suministrados por la propia empresa o mediante la búsqueda de contenidos externos, este proveedor elaborará y actualizará la información del website con la periodicidad que se defina.

La decisión de optar por la vía de la externalización vendrá supeditada al análisis de los costes internos que suponga el mantenimiento del website. Pero en el caso de webs con contenido dinámico añadido a la información corporativa la opción más cómoda para las empresas pasa por liberar estas tareas a externos.
Por último, cabe señalar que además de actualizar una web, hay que comunicar a nuestros usuarios las novedades que van a encontrar si visitan la página. Introducir la fecha de la última actualización de contenidos, establecer una sección de novedades en la web o enviar un e-mail a nuestros clientes comunicando estas novedades, son estrategias eficaces para atraer a nuestros usuarios hacia nuestra web que continuamente se estará renovando para ellos.